Làm thế nào để viết báo cáo đầy đủ ấn tượng cho sếp

Mình là sinh viên mới ra trường và đã đi làm, những ngày đầu đi làm mình rất bối rối vì thật sự không biết phải viết báo cáo như thế nào cho đúng để nộp cho sếp. Việc này khiến mình rất lo lắng mỗi khi đi làm. Mình không có kinh nghiệm gì trong việc viết báo cao cả. Hy vọng Tìm Việc Nhanh giúp mình giải quyết vấn đề này để mình tự tin viết báo cao hơn?

Báo cáo công việc hàng ngày là việc làm không thể thiếu đối với mỗi nhân viên khi đo lường hiệu quả công việc để trình bày lên cấp trên của mình. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách báo cáo phù hợp, vừa ngắn gọn nhưng lại vừa đảm bảo cấp trên vẫn nắm được mọi thông tin. Đối với trường hợp của bạn, là sinh viên mới ra trường và mới đi làm, việc gặp khó khăn trong báo cáo là điều không thể tránh khỏi. Để giúp bạn vượt qua được khó khăn này, hôm nay Tìm Việc Nhanh sẽ hướng dẫn bạn cách viết báo cáo “chuẩn” nhất cho sếp.

1. Xác định được mẫu báo cáo cần thực hiện

Để không tránh bị sa đà và không biết mình phải làm gì, đầu tiên bạn cần phải xác định được mẫu báo cáo mà sếp bạn yêu cầu. Có thể là báo cáo theo năm, tháng, tuần và ngày…Sau khi xác định loại báo cáo, bạn cần phải tìm hiểu những mẫu báo cáo đã từng được thực hiện trước đây để hiệu được hình thức và phong cách báo cáo của công ty bạn đang làm việc.

Nếu không có mẫu báo cáo cụ thể, bằng cách trao đổi trực tiếp với sếp để nắm rõ tình hình và phương thức thực hiện là điều cần thiết. Sếp bạn sẽ định hướng cho bạn cách làm báo cáo theo hướng tổng quát hay chi tiết về công việc thực hiện.

Đồng thời, đừng quên hỏi sếp bạn về cách thức gửi báo cáo (gửi trực tiếp hay gửi qua email…) và thời gian nọp báo cáo cũng phải rõ ràng, cụ thể nhưng những nhiệm vụ khác mà bạn phải đảm bảo. Điều này thể hiện tính chuyên nghiệp trong công việc.

Để không tránh bị sa đà và không biết mình phải làm gì, đầu tiên bạn cần phải xác định được mẫu báo cáo mà sếp bạn yêu cầu

2. Trình bày một văn bản báo cáo

Một báo cáo tốt là một báo cáo có lối trình bày thông minh và khéo léo. Cần phải rõ ràng từng đề mục. Trong đó, nội dung đề cập đến là gì? Cách thức giải quyết chúng ra sao? Trình bày chúng như thế nào cho phù hợp và dễ nắm bắt, theo dõi nhất? Có cần mục lục không?

Điều hết sức quan trọng khi làm báo cáo đó là bạn cần phải thiết lập đề cương báo cáo bằng cách gạch sườn các vấn đề lớn cần báo cáo. Trong các vấn đề lớn đó sẽ triển khai các vấn đề nhỏ cần và chúng cần được giải quyết như thế nào. Nếu là đánh giá kết quả công việc thực hiện thì nêu rõ ưu và nhược điểm, đâu là nguyên nhân dẫn đến kết quả đó và cách khắc phục cho những kết quả xấu. Cuối cùng là kiến nghị và đề xuất. Nếu bạn thực hiện điều này thì bài báo cáo sẽ hoàn hảo hơn và bạn được sếp đánh giá cao hơn cho dù sếp không yêu cầu phải làm thế.

Nếu bản báo cáo dài như báo cáo tháng, năm thì trong cách viết báo cáo nên có mục lục. Điều quan trọng là báo cáo phải có kết luận để tổng kết vấn đề, hoạt động của doanh nghiệp.

3. Chú ý các chi tiết nhỏ trong cách viết báo cáo

Những chi tiết nhỏ như ngày tháng năm thực hiện, lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp, bảng biểu, khung cột bạn cần phải hết sức chú ý và cẩn thận. Sếp bạn sẽ cảm thấy rất khó chịu khi thấy những lỗi này cho dù bản báo cáo của bạn có thật sự hoàn hảo đi chăng nữa.

Ngoài ra, nếu báo cáo của bạn có những bảng biểu hoặc số liệu thì cần phải đảm báo chúng được canh chỉnh phù hợp, số liệu chính xác. Trách các trường hợp dễ mắc phải như bảng bị cắt giữa 2 trang không phù hợp hoặc bị canh chỉnh giữa các ô không đều nhau.

Nếu báo cáo của bạn có những bảng biểu hoặc số liệu thì cần phải đảm báo chúng được canh chỉnh phù hợp, số liệu chính xác

4. Ngôn ngữ dùng trong báo cáo

Ngôn ngữ dễ hiểu, dễ tiếp thu là tiêu chí hàng đầu của một bảng báo cáo. Dù mang phonng cách ngôn ngữ chuyên ngành nhưng nhìn chung, ngôn ngữ phải đảm báo tính trung thực và chính xác. Đôi khi báo cáo của bạn không chỉ dành cho mỗi sếp xem mà còn dành cho các đối tác hoặc những người bên ngoài khác. Do đó, tôn trọng ngôn ngữ phổ thông vẫn được ưu tiên hàng đầu.

Với những tư vấn trên, nếu bạn còn gặp bất cứ khó khăn gì trong vấn đề viết báo cáo, đừng ngần ngại liên hệ với hệ thống hỗ trợ người tìm việc của Tìm Việc Nhanh nhé!

TimvieclamMywork